Audyt wewnętrzny jest metodą sprawdzenia tego, w jakim stopniu firma, albo organizacja działa w danym obszarze zgodnie z przyjętymi dla niego normami, ustalonymi dla całego obszaru Unii Europejskiej, ale również normami niezależnymi, używanymi na użytek danego przedsiębiorstwa. Audyt wykonywany jest często przez zespół niezależnych specjalistów o różnych kompetencjach. Jak on wygląda?

Audyt wewnętrzny – podstawy

Konieczne jest wcześniejsze zaplanowanie daty audytu. Nie chodzi tylko o przeprowadzenie audytu wewnętrznego, ale o to, by mieć wystarczająco dużo czasu na uzyskanie ostatecznych wyników. To osoba odpowiedzialna za zarządzanie jakością określa w kalendarzu audyt ogólny, audyty wewnętrzne, wyznaczenie pracownika lub pracowników odpowiedzialnych za ich przeprowadzenie lub plany działania, których należy przestrzegać. Gdy znana jest dokładna data audytu wewnętrznego, osoba odpowiedzialna za tę część procesu, która ma zostać poddana audytowi, jest informowana o dniu, w którym zostanie on przeprowadzony, harmonogramie i dokumentach, które muszą zostać przygotowane.

We wskazanym dniu audytor wewnętrzny wyjaśnia osobie odpowiedzialnej za kontrolowany proces, w jaki sposób ocena zostanie przeprowadzona przed jego rozpoczęciem. Audyt rozpoczyna się, gdy obie strony sprawdzają spełnienie wymogów określonych w planie działania, który ma być realizowany. W przypadku stwierdzenia niezgodności z wymogami lub opcji poprawy stosowanego systemu, audytor wewnętrzny pozostawia ich notatkę.

Zgłaszanie niezgodności, które wykrywane są w czasie audytu

Wszystkie te aspekty, które nie są zgodne z kryteriami określonymi w normach ISO są odnotowywane, a na tej podstawie sporządza się ostateczny raport. Audytor wewnętrzny sporządza raport z wynikami oceny. Sprawozdanie to musi zostać przekazane nie tylko osobie odpowiedzialnej za kontrolowany obszar, ale także całemu departamentowi, aby wiedział on o sytuacji i powodach wprowadzenia ewentualnych środków naprawczych. Wszystkie podjęte środki muszą być oparte na zebranych dowodach, nie mogą być brane pod uwagę żadne osobiste oceny ani założenia. Uzgodnione działania mające na celu usunięcie braków stwierdzonych podczas audytu wewnętrznego powinny być monitorowane w celu zapewnienia, że niezgodności są korygowane i że audyt zakończył się sukcesem – co jest jego zasadniczym celem, czytamy w pwc. Bez tego rodzaju działań końcowych przeprowadzenie audytu nie ma żadnego sensu. Podobnie, monitorowane są również propozycje dotyczące poprawy systemu zarządzania jakością.